Politica de confidențialitate și protecția datelor

Ultima actualizare: 20.06.2022

Prezenta politică detaliază practica Eltrex SRL privitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor https://www.eltrex.ro (denumit în continuare pe scurt, generic, Site-ul) și are ca scop informarea utilizatorilor despre acest subiect.

Prin utilizarea Site-ului în continuare, admiteți că ați luat la cunoștință și agreați prezenta Politică de confidențialitate și protecția datelor, Politica de cookie, dar și Termenii și condițiile, documente afișate pe Site.

CUPRINS:

  1. Identificarea operatorului de date
  2. Date de contact în domeniul protecției datelor cu caracter personal
  3. Persoana vizată
  4. Date cu caracter personal prelucrate
  5. Prelucrarea datelor cu caracter personal
  6. Scop
  7. Destinatarii prelucrării
  8. Temeiul juridic al prelucrării
  9. Tipul prelucrării
  10. Durata de prelucrare și stocare a datelor
  11. Drepturile Persoanei vizate
  12. Obligațiile principale ale Persoanei vizate
  13. Obligațiile Societății. Măsuri de securitate a datelor prelucrate
  14. Răspunderea Societății
  15. Transfer către țări terțe/organizații internaționale
  16. Dispoziții finale

1. Identificarea operatorului de date

Denumire: Eltrex SRL (denumită în continuare Societatea sau Eltrex)

Sediu: str. Grigore Alexandrescu, nr.180, Timișoara, Romania

J35 /396 /1999, CUI RO11738772

E-mail: info@eltrex.ro; hr@eltrex.ro

2. Date de contact în domeniul protecției datelor cu caracter personal

Societatea colectează informaţie de la utilizatori în urmatoarele modalităţi: direct de la utilizator, din rapoartele traficului înregistrat de serverele care găzduiesc Site-ul, precum şi prin intermediul cookie-urilor.

Informaţie furnizată direct de utilizator:

  • Atunci când utilizatorul trimite un email folosind datele din secțiunea “Contact”, pe lânga adresa sa de email, acesta va putea comunica Eltrex și alte date cu caracter personal (precum numele și prenumele său, nr. de telefon, adresa domiciliului, poziția deținută în cadrul angajatorului pe care îl reprezintă).

Transmiterea de solicitări folosind datele din secțiunea “Contact”, nu este obligatorie nici pentru vizitarea Site-ului, nici pentru a beneficia de serviciile Societății. Mai mult, toate aceste informații pot fi transmise și în alt mod (de exemplu prezentarea unor adrese scrise la sediul Societății).

De asemenea, Societatea confirmă că niciuna dintre datele cu caracter personal indicate mai sus nu vor fi folosite în alte scopuri decât cele expres indicate, în special nu vor fi prelucrate în scop de marketing fără a fi respectate dispozițiile legale.

Informaţie din raportul de trafic al serverului:

Atunci când un site web este vizitat, utilizatorii dezvăluie anumite informaţii despre ei, cum sunt adresa de IP, ora vizitei, localitatea de unde a fost accesat Site-ul. Societatea, la fel ca și alţi operatori, înregistrează aceasta informaţie.

Informaţie obținută prin folosirea de cookie-uri:

Toate detaliile legate de modul în care sunt prelucrate datele în acest context, sunt indicate în Politica de Cookie existentă pe Site.

Datele de contact pe care vizitatorul le poate folosi pentru a transmite oricare cereri, notificări sau sesizări privitoare la prezenta Politică de confidențialitate și protecția datelor, la Termeni și condiții, precum și Politica de cookie, precum și cu orice alte informații publicate pe Site, politici sau operațiuni efectuate de Societate, sunt indicate la punctul 1 de mai sus.

Termenul în care Societatea va transmite un răspuns este de cel mult 30 zile de la primirea solicitării.

3. Persoana vizată

 Având în vedere că Societatea prelucrează date cu caracter personal ale vizitatorilor/utilizatorilor Site-ului, aceștia dețin calitatea de Persoană vizată și declară că au peste 18 ani.

În cazul în care informările/cererile transmise de utilizatori vizează și date cu caracter personal referitoare la alte persoane (și acestea dobândind astfel calitatea de persoană vizată), Societatea va prelucra datele acestora strict pentru a putea răspunde respectivei informări/cereri.

4. Date cu caracter personal prelucrate

 Orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, respectiv Persoana vizată, pot fi date cu caracter personal.

Raportat la scopurile prelucrării datelor indicate în prezenta, Societatea încearcă să minimizeze datele personale prelucrate.

Astfel, conform Politicii de cookie, Persoana vizată va putea bifa tipurile de cookie aplicabile acolo unde folosirea lor nu se face în mod automat, pentru a-i fi asigurată o experiență cât mai completă și mai bună atunci când navighează pe Site.

Pentru furnizarea de răspunsuri la cererile/sesizările trimise de utilizatori folosind datele din rubrica “Contact”, Societatea prelucrează următoarele date:

  • Numele și prenumele utilizatorului
  • Adresa de e-mail
  • IP-ul
  • Opțional, în funcție de informațiile indicate de utilizat în comunicarea transmisă, pot fi prelucrate și alte date cu caracter personal, precum: numărul de telefon, număr fax, denumirea companiei angajatoare, poziția deținută în cadrul companiei angajatoare. Astfel, alte date decât cele aboslut necesare pentru furnizarea unui răspuns ar putea fi prelucrate de Eltrex în măsura în care sunt indicate de persoana vizată, deși nu au fost cerute. Societatea se obligă la respectarea legislației privitoare la protecția datelor cu caracter personal și în raport cu acestea, fără însă a fi obligată la obținerea vreunui consimțământ separat în acest sens.

În funcție de setările de cookie, pot fi prelucrate și alte date (în special cele legate de preferințele utilizatorului și comportamenul său pe Site).

5. Prelucrare datelor cu caracter personal

Reprezintă prelucrare efectuarea oricărei operațiuni sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate.

Societatea accesează, colectează, folosește și efectuează orice alte demersuri permise de legislația aplicabilă asupra datelor cu caracter personal furnizate de vizitatori, așa cum sunt acestea indicate la punctul 4 de mai sus.

6. Scop

Vizitatorul Site-ului este persoana (respectiv dumneavoastră) care accesează această pagină și cu privire la care sunt prelucrate anumite date cu caracter personal, în diferite scopuri, anume:

  • În cazul datelor furnizate direct de utilizator:
    • oferirea de răspunsuri, clarificări și remedierea situațiilor problematice, raportat la solicitările și sesizările transmise de utilizator prin accesare datelor Eltrex din rubrica “Contact”;
    • asigurarea respectării acestei Politici de confidențialitate, a Termenilor și Condițiilor și a Politicii de cookie, precum și a dispozițiilor legale aplicabile pentru protejarea drepturilor, proprietății sau siguranței Site-ului.
  • În cazul datelor obținute prin rapoartele de trafic
    • identificarea secţiunilor de interes ale Site-ului
    • administrarea mai sigură a sistemului informatic
  • În cazul datelor obținute prin intermediul cookieurilor:
    • funcționarea în bune condiții a Site-ului (cookie-urile necesare funcționării)
    • în funcție de setările stabilite de utilizator, datele pot fi folosite pentru buna funcționare a Site-ului, obţinerea de informaţii statistice care să permită îmbunătăţirea serviciilor oferite, salvarea preferințelor etc. Toate detaliile legate de acest tip de prelucrare a datelor se găsește în Politica de cookie.

Dacă Societatea va intenționa să prelucreze ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cele indicate mai sus, va furniza Persoanei vizate înainte de această prelucrare ulterioară, informații suplimentare relevante privind scopul secundar, cu îndeplinirea formalităților necesare conform legii.

7. Destinatarii prelucrării

Datele cu caracter personale ale Persoanei vizate sunt prelucrate de:

  • angajații Societății care se ocupă de administrarea Site-ului și care sunt implicați în activitățile cu privire la care utilizatorul are întrebări/sesizări trimise folosind datele Eltrex prin rubrica “Contact”;
  • furnizorii de servicii suport contractați de Societății în vederea îndeplinirii obligaţiilor sale contractuale sau legale, cum sunt:
    • firma ce oferă servicii IT – poate accesa toate datele înregistrate în evidențele on-line ale Societății, inclusiv cele ale utilizatorilor;
    • avocații Societății – pot accesa toate datele înregistrate în evidențele Societății inclusiv cele ale utilizatorilor, în cazul apariției unor chestiuni juridice care necesită implicarea lor;
    • companii de publicitate, PR și comunicare pentru activitatea de marketing. Astfel de societăți pot colecta date prin intermediul cookie-urilor sau a formularelor de înregistrare la evenimente sau de feedback, iar în astfel de situații, Societatea va informa în prealabil respectivele persoane vizate și le va obține consimțământul dacă va fi necesar;

Lista furnizorilor mai sus enumerați nu este exhaustivă, însă indică principalele astfel de societăți colaboratoare. Acestea vor avea calitatea de operator independent, operator asociat sau persoană împuternicită în raport cu Societatea. Indiferent însă de calitatea deținută, aceștia se obligă să mențină confidențialitatea și securitatea datelor cu caracter personal ale persoanei vizate, adoptând măsuri de natură tehnică și organizatorică adecvate. La cerere, se pot comunica clauzele principale ale acestor contracte.

Deși nu au calitatea de destinatari potrivit interpretărilor legale, autoritățile publice (inclusiv ANPC și ANAF) și instanţele de judecată, pot prelucra toate/oricare din datele vizitatorilor obținute prin intermediul Site-ului.

8. Temeiul juridic al prelucrării

  • 6 lit. a GDPR – prelucrarea este efectuată în baza consimțământului Utilizatorului –> situație aplicabilă atunci când prelucrarea datelor se face în contextul cookie-urilor acceptate de Utilizator și care nu sunt necesare pentru funcționare Site-ului;
  • 6 lit. b GDPR – prelucrarea este necesară în vederea încheierii sau executării contractului –> situație aplicabilă în contextul prelucrării datelor transmise de utilizator prin comunicările făcute, în scopul trimiterii unui răspuns de către Eltrex (de regulă oferte de contractare);
  • 6 lit. c GDPR – prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului –> situație aplicabilă în contextul prelucrării datelor în raport cu autoritățile competente sau furnizorii de servicii legale;
  • 6 lit. f GDPR – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de Societate sau de un terț –> situație aplicabilă în contextul prelucrării datelor în vederea funcționării și administrării uzuale a Site-ului.

9.  Tipul prelucrării

 Activitățile de prelucrare de date efectuate de Societate se referă în principal la:

  • colectarea datelor indicate de utilizator prin transmiterea de solicitări folosind datele din rubrica “Contact”;
  • folosirea datelor pentru furnizarea de răspunsuri, respectiv de newsletter-uri;
  • folosirea datelor pentru încheierea și executarea contractului;
  • utilizarea datelor pentru scopul aferent fiecărei categorii de cookie agreate de Utilizator;
  • colectarea altor date nesolicitate dar furnizate de persoana vizată (de utilizator) în cuprinsul unei comunicări, cereri sau plângeri adresate Societate, pentru ca să poată răspunde și soluționa cererea ori remedia incidentul;
  • stocarea datelor ante-menționate conform legii și în limitele necesare atingerii scopului în baza de date electronică și securizată deținută de Societate;
  • permiterea accesului la date anumitor angajați și colaboratori externi care prestează servicii suport a căror activitate implică prelucrarea de date sub condiția asumării obligației de confidențialitate
  • permiterea accesului la date autorităților competente în măsura în care legea obligă în acest sens.

10.  Durata de prelucrare și stocare a datelor

 Perioada de stocare a datelor personale colectate este de:

  • timp de 3 ani de la primirea mesajului folosind datele din rubrica “Contact”, pentru a putea demonstra măsurile luate de Societate în considerara acestuia, raportat la durata termenului general de prescripție al dreptului la acțiune în fața instanțelor prevăzut de Codul Civil român;
  • perioadă mai lungă de timp decât cele antemenționate, atunci când legea prevede acest lucru sau când există un temei bine justificat în acest sens (de exemplu pentru exercitarea unui drept în fața instanței în cadrul unui litigiu început înainte de expirarea perioadei de stocare indicate în prezenta).

La expirarea duratelor ante-menționate, toate datele vor fi șterse din evidențele Societății.

11. Drepturile Persoanei vizate

  1. Dreptul la informare

Regulamentul și politicile interne ale Societății sunt puse la dispoziția Persoanei vizate fiind disponibile la sediu în permanență – a se vedea în acest sens prezenta politică, Politica de cookie și Termenii și Condițiile.

Societatea își rezervă dreptul de a modifica/actualiza conținutul Site-ului, inclusiv a politicilor la care se face trimitere, la libera sa discreție, în orice moment și pentru orice motiv (inclusiv dar nelimitat la apariția de modificări legislative sau jurisprudențiale care pot afecta consecințele celor publicate pe Site). Revizuirea acestei politici în viitor va fi semnalată prin modificarea datei „Ultimei actualizări” din partea de sus.

Cu toate acestea, dacă vor exista modificări semnificative ce ar putea afecta drepturile și libertățile vizitatorilor sau este obligatorie obținerea consimțământului acestora, informarea acestora despre respectivele schimbări se va face prin indicații usor vizibile postate pe Site (pop-up-uri) sau prin transmiterea de e-mail-uri pe adresele furnizate dacă este cazul. Astfel de modificări semnificative vor produce efecte pentru vizitatori în termen de 15 zile de la momentul afișării pop-up-lui în cauză sau al transmiterii e-mail-ului de către Societate (modul în care se va face informarea fiind decis de aceasta, de la caz la caz).

Indiferent însă de amploarea modificării, responsabilitatea de a verifica conținutul Site-ului (inclusiv Termenii și condițiile, precum și politicile afișate), pentru a fi la curent cu cele mai recente versiuni, va revine în totalitate utilizatorului. Astfel, STUDIEREA POLITICII DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIA DATELOR, A TERMENILOR ȘI CONDIȚIILOR, DAR ȘI A POLITICII DE COOKIE, REPREZINTĂ UN DEMERS CE TREBUIE FACUT DE VIZITATORI DE FIECARE DATĂ CÂND ESTE ACCESAT SITE-UL ȘI ANTERIOR EFECTUĂRII ORICĂREI ÎNREGISTRĂRI SAU FURNIZĂRI DE DATE, ÎNTRUCÂT POT APĂREA MODIFICĂRI.

La cerere, Persoana vizată va fi informată cu privire la esența contractelor încheiate cu destinatarii de mai sus acolo unde este posibil și a sursei datelor.

  1. Dreptul de acces la date

Dacă Persoana vizată va dori informații legate de modul de prelucrare, poate transmite o cerere Societății, iar acesta îi va răspunde în termen de cel mult 30 de zile de la data primirii ei.

  1. Dreptul la rectificarea datelor

Dacă Persoana vizată va dori rectificarea/completarea datelor incorecte/incomplete, poate transmite o cerere Societății la care i se va răspunde în cel mult 30 de zile de la data primirii ei.

  1. Dreptul de ștergere a datelor

Dacă Persoana vizată va dori ștergerea datelor personale care o privesc, acest demers e posibil:

  • la expirarea duratei prelucrării;
  • dacă datele nu mai sunt necesare în raport cu scopul prelucrării;
  • dacă se retrage consimțământul și nu există alt temei al prelucrării;
  • dacă se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
  • dacă prelucrarea e ilegală;
  • dacă ștergerea e obligatorie prin lege.

Cazurile de excepție prevăzute la art. 17 alin. 3 din Regulamentul European nr. 679/2016 sunt aplicabile.

Unele date fac parte din evidențele Eltrex, pe care le păstrează raportat la obligații sale legale sau interesul său legitim. Prin urmare, nu toate datele pot fi în șterse, conform legii. Orice refuz însă de ștergere va fi motivat de către Societate și va avea la baza un temei clar de drept.

  1. Dreptul de restricționare a prelucrării sau de opunere la prelucrare

Restricționarea prelucrării se poate aplica dacă Persoana vizată constată că:

  • acuratețea datelor este contestată de persoana vizată, pe perioada necesară operatorului pentru a verifica situația respectivelor date;
  • prelucrarea este ilegală și persoana vizată se opune ștergerii solicitând în schimb restricționarea prelucrării datelor;
  • Societatea nu mai are nevoie de date dar acestea nu au fost încă șterse și persoana vizată le solicită pentru exercitarea, stabilirea sau apărarea unor drepturi;
  • persoana vizată se opune prelucrării pe durata cât se verifică dacă interesul legitim al operatorului va prevala în fața interesului persoanei vizate.

Societatea poate continua prelucrarea datelor restricționate, dacă e necesara pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, ori protejarea/apărarea unei persoane, însă doar cu consimțământul persoanei vizate.

Eltrex va comunica destinatarilor rectificarea, ștergerea sau restricționarea datelor cu excepția cazului în care este imposibil sau presupune eforturi disproporționate.

  1. Dreptul de portabilitate a datelor

Persoana vizată sau persoana indicată de aceasta poate primi la cerere, datele prelucrate de Societate. Eltrex nu își asumă răspunderea pentru prelucrarea datelor de către acel destinatar.

Obligația de asigurare a dreptului la portabilitate incumbă Societății doar dacă prelucrarea acelor date se bazează pe consimțământul Persoanei vizate sau pe încheierea și executarea contractului. Demersurile vor fi făcute în maxim 30 de zile de la primirea cererii.

  1. Dreptul de opoziție

Persoana vizată are dreptul de a se opune, din motive legate de situația sa particulară, în orice moment, la prelucrarea datelor sale cu caracter personal pe baza interesului legitim al Societății (inclusiv profilarea).

Indiferent de cele de mai sus, dacă Eltrex demonstrează motive legitime justificate pentru prelucrarea care prevalează în fața intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale avute, prelucrarea datelor poate continua.

  1. Dreptul de a depune plângere

Persoana vizată poate depune:

  • plângere/solicitare la adresa Societății indicată la punctul 1 de mai sus;
  • acțiune în instanța competentă;
  • plângere la Autoritatea Națională de Protecția Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

Societatea dorește însă ca orice conflict/diferend ivit să fie rezolvat pe cale amiabilă și are toată disponibilitatea în acest sens.

  1. Dreptul de retragere a consimțământului

Persoana vizată își poate retrage în orice moment consimțământul, fără însă a afecta legalitatea prelucrării înainte de retragere și nici pe cea bazată pe un alt temei.

  1. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată

Societatea nu practică luarea deciziilor bazate pe prelucrarea automată a datelor.

12.  Obligațiile principale ale Persoanei vizate

  1. Confidențialitatea
    Persoana vizată are obligația de păstrare a confidențialității tuturor informațiilor cu caracter personal cu care intră în contact în raporturile sale cu Societatea, pe durată nelimitată de timp.
  2. Respectarea normelor de securitate a datelor
    Persoana vizată nu va prelucra niciun fel de date confidențiale și nici date cu caracter personal ale unor terțe persoane, cu excepția cazurilor în care acest demers este absolut necesar, confidențialitatea este asigurată și legislația specifică este pe deplin respectată.
    În cazul încălcării obligațiilor mai sus menționate la art. 12 de către  Persoana vizată, Societatea va putea obține de la aceasta acoperirea tuturor prejudiciilor cauzate.

13. Obligațiile Societății. Măsuri de securitate a datelor prelucrate

Societatea respectă dispozițiile legislației de protecția datelor și a implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate, astfel încât să asigure securitatea datelor cu caracter personal prelucrate și respectarea drepturilor Persoanelor vizate. Astfel, Societatea a implementat măsuri cum sunt:

  • încheierea de contracte cu colaboratori în care aceştia și-au asumat obligația de confidenţialitate a informațiilor ce privesc datele personale prelucrate, precum și cea de respectare a legislației aplicabile în domeniul protecției datelor cu caracter personal;
  • instruirea angajaților și colaboratorilor cu privire la importanța protecției datelor cu caracter personal, precum și limitarea accesului lor la date în funcție de atribuțiile avute de aceștia;
  • stabilirea de proceduri interne care vizează protecția datelor cu caracter personal;
  • indicarea unei adrese de contact pentru chestiunile referitoare la datele cu caracter personal (anume cea indicată la art. 1 din prezenta politică);
  • implementarea de măsuri de securitate informațională;
  • neinstalarea de structuri ce permit accesarea Site-ului doar cu condiția creării unui cont de utilizator;
  • neinstalarea de cookie-uri suplimentare celor necesare funcționării Site-ului, fără acordarea utilizatorului a unei posibilități de alegere  care să fie permanent disponibilă

De asemenea, Societatea va informa autoritatea de protecția datelor competentă în cazul apariției unui incident ce vizează securitatea datelor, fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în termen de cel mult 72 de ore de la data la care a luat cunoștință de aceasta, cu excepția cazului în care este puțin probabil să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice. În cazul în care notificarea către autoritate nu are loc în termen de 72 de ore, aceasta este însoțită de o explicație motivată pentru întârziere.

În situația apariției unui incident ce vizează securitatea datelor cu caracter personal, Eltrex va informa și Persoana vizată, fără întârzieri nejustificate, în cazul în care încălcarea securității datelor cu caracter personal este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile sale. Cu toate acestea, informarea Persoanei vizate ante-menționate nu este necesară în cazul în care oricare dintre următoarele condiții este îndeplinită:

  • Societatea a implementat măsuri de protecție tehnice și organizatorice adecvate, iar aceste măsuri au fost aplicate în cazul datelor cu caracter personal afectate de încălcarea securității datelor cu caracter personal;
  • Societatea a luat măsuri ulterioare prin care se asigură că riscul ridicat pentru drepturile și libertățile Persoanelor vizate nu mai este susceptibil să se materializeze;
  • ar necesita un efort disproporționat. În această situație, se efectuează în loc o informare publică sau se ia o măsură similară prin care Persoanele vizate sunt informate într-un mod la fel de eficace.

Orice statistică privind traficul utilizatorilor Site-ului/aplicației, pe care o vom oferi către terţe reţele de publicitate sau către site-uri partenere, este furnizată doar ca ansamblu de date şi nu include nicio informaţie identificabilă despre niciun utilizator individual.

Din păcate însă, nicio transmisie de date prin intemediul internetului nu poate fi garantată a fi 100% sigură. În consecinţă, în ciuda eforturilor Societății de a proteja datele cu caracter personal ale utilizatorilor, nu poate asigura sau garanta securitatea informaţiilor transmise de aceștia prin intermediul Site-ului. Utilizatorii sunt deci avertizați că orice informaţie trimisă prin mediul on-line se va face pe propriu lor risc.

Pentru a restrânge acest risc, Eltrex pune la dispoziția tuturor celor interesați, posibilitatea transmiterii cererilor/solicitărilor/adreselor/mesajelor în formă materială, la sediul Societății și nu neapărat prin transmiterea de email-uri folosind adresele indicate în rubrica “Contact”.

14.  Răspunderea Societății

Răspunderea Societății în raport cu Persoana vizată se va stabili raportat la calitatea deținută în respectiva operațiune de prelucrare a datelor, motivul și locul producerii incidentului, măsurilor de securitate luate, demersurile de evitare a incidentelor și respectarea celorlalte obligații legale avute.

15.  Transfer către țări terțe/organizații internaționale

Societatea nu transferă în afara României date cu caracter personal ale Persoanei vizate colectate prin intermediul Site-ului.

16.  Dispoziții finale

Această politică se aplică Societății și vizitatorilor Site-ului (inclusiv celor care completează formularele existente pe Site).

Acest document face parte din setul de politici de securitate al Eltrex. Alte politici se pot aplica subiectelor abordate în acest document și vor fi revizuite în funcție de necesitățile specifice.